Web制作を依頼する前に、契約で確認したいこと

制作会社から契約書が届く。ひな形らしい書式に、十数の条文が並んでいます。初めてWeb制作を外注する立場では、読み進めても、どこに注意すればよいのかが分かりません。「よろしくお願いします」とだけ返して、押印したくなります。

ところが、制作が始まってからもめるのは、条文の難しい言い回しではありません。「トップページの写真撮影も入っていると思っていた」「デザインを承認したあとにページを1つ足したら、追加費用と言われた」。ずれが起きるのは、今回の仕事がどこまでなのかと、予定が変わったときに誰がどう決めるのかが、双方で違っていたときです。

この2つは、法律の知識がなくても確かめられます。範囲、変更と検収、公開後の対応、引き継ぎという4つの場面を自社の案件に当てはめて制作会社に尋ね、その答えが契約書や見積書のどこに書かれているかを見ればよいのです。条項が有効かどうかや、受け入れたときのリスクの評価は、そのあとで法務担当者や弁護士に聞くことです。

「制作一式」の中身を、見積書と並べて確かめる

見積書に「Webサイト制作一式」とあっても、その一式に何が入っているかは書かれていません。原稿は誰が書くのか、写真は撮影するのか手持ちを使うのか、今のサイトの記事は移すのか、アクセス解析の設定はするのか、公開後の操作説明はあるのか。どれも、制作会社によって含めたり含めなかったりする作業です。

そこで、契約書と最終の見積書、あれば仕様書を机に並べ、納品されるもの、社内で用意するもの、今回は対象外のものに分けて印を付けます。契約書そのものにすべての画面や作業を書く必要はなく、範囲がどの資料に書いてあるのかが契約書から分かれば足ります。

見積書を何度か出し直しているなら、日付と版を確かめます。打ち合わせで追加をお願いした作業が、最新の見積書に入っているかも見ます。「打ち合わせで話したから入っているはず」は、制作会社の担当者が替わった途端に通じなくなります。契約書と見積書の記載が食い違っていたら、自社に都合のよいほうで読まず、どちらをどう直すかを制作会社と決めます。

発注者が用意するものも、範囲に入れておく

原稿、写真、サーバーやドメインのアカウント、社内の承認。制作会社が発注者を待つ作業も、業務の範囲の一部です。何をいつまでに渡すかを一覧にし、遅れたときの扱いを先に話しておきます。

これを決めずに進めると、原稿が2週間遅れても公開日だけは動かず、公開前の確認に使う日数が削られます。誤字や古い情報を残したまま公開日を迎える、という事態はこうして起きます。

「問い合わせを増やす制作」と「増加の保証」は別物

提案書に「問い合わせを増やすためのサイト制作」と書かれていても、それは制作の目的で、問い合わせ件数の増加を約束する条件とは別の話です。制作物に求める役割、効果を測る数字、契約上の完成の条件を、分けて確かめます。広告や営業活動が別に必要なら、それを誰が受け持つのかも話しておきます。

要件の整理、制作、公開後の運用支援をひと続きで提案された場合も同じです。調査結果の提出、ページの公開、毎月の報告など、段階ごとに何をもって作業の終わりとするのかを確かめておけば、どこまで支払いが進んだのかも分かります。

修正と変更は、「承認したあと」の場面で尋ねる

契約書に「修正は2回まで」「仕様変更は別途見積もり」と書かれていても、読んだだけでは、実際にどう扱われるのかが想像できません。そこで、起こりそうな場面を1つ選んで尋ねます。

例えば「デザインを承認したあとで、ページを1つ追加したくなったらどうなりますか」。「追加の内容を伺い、費用と工程への影響をお伝えしてから、実施するかを決めていただきます」といった答えが返ってくれば、修正と変更の境目、追加を決める手順が見えてきます。答えがあいまいなら、それがそのまま契約前に詰めておく論点です。

「伝えた」と「実施を了承した」を分ける

要望を伝えただけなのか、費用と納期への影響を聞いたうえで実施を了承したのか。この2つが混ざると、担当者同士の「ついでにお願いします」という会話だけで作業が始まります。あとで請求書を見て「追加費用がかかるとは聞いていない」と行き違うのは、この形です。見積もりが要る変更、その場で対応できる軽い変更、急ぎの対応を、それぞれどう決めるのかを聞いておきます。

変更の大きさは、見た目では測れません。フォームに選択肢を1つ足すだけでも、通知メールの宛先や、保存する項目、集計の方法まで変わることがあります。軽いかどうかの判断は制作会社に任せ、発注者は「実施する前に影響を教えてほしい」と頼んでおくほうが確実です。

変更を頼める人も、社内で1人に決めます。営業部と総務部が別々に制作会社へ連絡すると、食い違う変更や、上司が承認していない追加作業が紛れ込みます。各部署の意見は窓口の担当者が集め、まとめて伝えます。

検収と支払いは、「何が確かめられたら完了か」で合意する

検収とは、納品されたものが契約した内容どおりかを、発注者が確かめることです。検収が済んだ時点を支払いの区切りにしている契約なら、何を確かめたら検収とするかが、そのまま支払いの条件にもなります。

検収の段階になって初めて「何を確かめればよいのか」と考えると、確認に必要な人を集められません。原稿の内容に誤りがないか、問い合わせフォームが送れて通知が届くか、パソコンとスマートフォンで表示が崩れないか、納品データがそろっているか。契約した範囲に沿って確認する項目を先に用意し、専門的な検証を制作会社が受け持つ部分と、発注者が確かめる部分を分けておきます。

確認の途中で見つかった指摘は、合意した仕様との違い、情報の誤り、新しい要望の3つに分けて伝えます。どれに当たるかで、直す手順も費用の扱いも変わるからです。

契約書に確認の期限や、期限を過ぎた場合の扱いが書かれていたら、その日数で社内の確認が終わるかを見ます。検収の時期に担当者の長い休みが重なるなら、契約の前に伝えておきます。支払いも、金額と時期、分割するかどうか、途中で範囲が変わったときの扱いを、見積書と照らして確かめます。

公開後の不具合と、追加の改善を分けておく

公開してから見つかった問題が、制作時に合意した内容と違うものなのか、新しく出てきた要望なのかで、相談の仕方が変わります。「公開後も対応します」という一言で済ませず、対応する期間と対象、連絡の方法を聞きます。

保守の中身も聞いておきます。WordPressなどのシステムの更新、障害が起きたときの調査、データの復旧、文章や画像の差し替え、改善の提案は、それぞれ別の作業です。月額の保守費用に含まれる範囲、その都度見積もりになる範囲、対応してもらえる時間帯を、自社の使い方に照らして確かめます。毎週お知らせを更新するつもりなら、その更新を誰がするのかまで決めておきます。

権利・アカウント・データの引き継ぎまで決めておく

Webサイトには、写真、文章、デザイン、プログラムなど、性質の違うものが含まれています。制作費を払ったからといって、どんな使い方もできるわけではありません。将来ほかの制作会社に改修を頼めるか、サイトの写真をパンフレットにも使えるかは、契約の取り決めと、素材ごとの利用条件で決まります。予定している使い方を具体的に伝えて、制作会社に確かめます。

ドメイン、サーバー、アクセス解析のアカウントは、誰の名義で契約し、誰が管理の権限を持ち、毎年の費用を誰が払うのかを確かめます。制作会社の名義で手配したものなら、契約が終わったあとにどう使い続けるのかも聞きます。

公開されているページや画像と、制作に使った編集用のデータは、別の納品物として扱われることがあります。自社や別の制作会社で手を入れる予定があるなら、渡してもらえるデータの範囲と形式、その費用を契約の前に決めておきます。

制作を途中で止める場合や、運用の契約を終える場合の扱いも確かめます。終わった作業、まだ手を付けていない作業、すでに手配した外部サービスの費用をどう精算するか。これは金額だけでなく、資料やアカウントの引き継ぎにも関わります。運用を別の会社へ移す可能性があるなら、契約の終了日と引き継ぎの日程を合わせておきます。ここがずれると、ドメインやサーバーの更新を誰も手続きしない期間ができ、サイトが表示されなくなるおそれがあります。

制作会社に聞くことと、法務に聞くことを分ける

ここまでの確認は、制作会社に聞けば答えが出るものです。「この費用に操作説明は含まれますか」は業務の範囲の質問で、制作会社が答えられます。一方で「この免責の条項を受け入れたら、自社はどんなリスクを負うのか」は、法的な判断が必要な質問です。同じ契約書の中に、この2種類の問いが混ざっています。

取引の相手によっては、法令上の義務が関わることもあります。フリーランスに発注する場合は、取引条件の明示など、発注事業者の条件に応じた義務があります。対象や要件は、公正取引委員会のフリーランス法の説明にまとめられています。

法務担当者や弁護士に相談するときは、契約書だけでなく、見積書、業務の範囲、納品物、支払いの予定、変更の進め方もそろえて渡します。条文だけでは、制作のどの場面で問題になるのかが伝わらないからです。気になる条項は、「承認したあとにサービス名が変わったら」のように、起こりそうな出来事と一緒に伝えると、相談が具体的になります。

契約前の質問を、場面ごとに用意する

制作会社への質問は、起こりそうな場面ごとに用意しておくと漏れが減ります。

想定する場面	制作会社に確かめたいこと
社内の原稿の承認が予定より遅れる	どの作業なら先に進められ、公開日の変更をいつ判断するか
承認後にサービス名が変わる	影響を調べる手順と、追加作業を合意する方法
公開前にフォームの不具合が見つかる	連絡先、確認する担当者、公開してよいかの判断方法
運用を別の会社へ移す	渡してもらえる資料とデータ、引き継ぎ作業の範囲と費用

答えを聞いたら、その内容が契約書か見積書のどこに書かれているかを確かめます。どこにも書かれていなければ、契約書に書き足すか、別の文書で合意するかを相談します。口頭の答えは、担当者が替われば残りません。

まとめ｜条文を読む前に、自社の場面を当てはめる

契約で発注者が確かめたいのは、今回の仕事がどこまでかと、予定が変わったときに誰がどう決めるかです。

• 契約書と最終の見積書を並べ、納品されるもの、社内で用意するもの、対象外の作業を分ける。
• 承認後の追加、検収、公開後の不具合、運用の引き継ぎを、具体的な場面で制作会社に尋ねる。
• 答えが書面のどこにあるかを確かめ、法的な判断が必要な条項は業務の資料を添えて法務に聞く。

契約書が届いたら、最初に最終の見積書と並べて、作るものの範囲が一致しているかを照らし合わせてみてください。